Alkmaar heeft een volle evenementenkalender, van de kaasmarkt op het Waagplein tot Alkmaar Ontzet en de festivals in het Victoriepark. Wie daar zelf iets aan wil toevoegen, van een buurtbarbecue tot een muziekfestival, krijgt met de gemeente te maken. Hoe groter het plan, hoe eerder je moet beginnen.
Melding of vergunning
Voor kleine, laagdrempelige activiteiten volstaat vaak een melding. Denk aan een straatfeest met een tafel op de stoep, een kleine markt of een buurtactiviteit met beperkt geluid en weinig bezoekers. Voor alles wat groter is, met een podium, met versterkte muziek tot laat, met wegafsluitingen of met meer dan een handvol bezoekers, heb je een evenementenvergunning nodig. Twijfel je, doe dan de check op de website van de gemeente Alkmaar of bel de afdeling evenementen. Dat is beter dan achteraf horen dat je te laat bent.
Begin op tijd
Voor een melding gelden korte termijnen, vaak enkele weken. Voor een vergunning zijn de termijnen fors langer, en bij grote evenementen praat je over maanden voor de datum. De gemeente vraagt advies aan politie, brandweer en de veiligheidsregio, en die adviezen kosten tijd. Bovendien werkt Alkmaar met een evenementenkalender waarop grote evenementen vroeg in het jaar worden ingepland, om te voorkomen dat er drie festivals op dezelfde zaterdag in dezelfde buurt staan.
Wat de gemeente van je wil weten
- Wat, waar en wanneer, met een plattegrond van het terrein.
- Het verwachte aantal bezoekers en de opbouw van het programma.
- Een veiligheidsplan bij grotere evenementen, met beveiliging, EHBO en ontruiming.
- Geluidsniveaus en eindtijden.
- Verkeersmaatregelen, afsluitingen en bereikbaarheid voor hulpdiensten.
- Of er alcohol wordt geschonken, waarvoor een aparte ontheffing nodig is.
- Hoe je het terrein na afloop schoon achterlaat.
De binnenstad heeft extra aandacht nodig
De historische kern van Alkmaar is smal, dichtbebouwd en zit vol woningen boven winkels. Een evenement op het Waagplein of langs de Laat raakt bewoners, ondernemers en de bereikbaarheid van hulpdiensten in een keer. Reken op strengere eisen aan geluid, eindtijd en doorgangen dan op een terrein aan de rand van de stad. Grachten en bruggen leggen bovendien beperkingen op aan het gewicht en de afmetingen van materieel.
Praat met de buurt
De gemeente vraagt bij veel vergunningen om aan te tonen dat de omgeving is geinformeerd. Los daarvan is het gewoon slim. Een brief in de bus met wat er gaat gebeuren, tot hoe laat en met een telefoonnummer voor die avond voorkomt de meeste klachten. Bewoners die weten waar ze aan toe zijn, bellen zelden de handhaving.
Kosten en verzekering
Voor een vergunning betaal je leges, en bij een evenement op gemeentegrond kunnen er kosten bij komen voor het gebruik van de locatie, stroom, water en het afvoeren van afval. Een aansprakelijkheidsverzekering voor het evenement is geen luxe en wordt vaak als voorwaarde gesteld. Zet die posten in je begroting voordat je toezeggingen doet aan artiesten of leveranciers.
Na afloop
Lever het terrein op zoals je het aantrof, houd je aan de eindtijd en aan de geluidsnorm, en evalueer met de gemeente als het een groter evenement was. Organisatoren die dat netjes doen, hebben het jaar erop merkbaar minder moeite met hun aanvraag.
Muziek en rechten
Draai je muziek of laat je artiesten optreden, dan krijg je te maken met auteursrecht. Buma int voor componisten en tekstschrijvers, Sena voor uitvoerende artiesten en platenmaatschappijen. Voor een evenement meld je dat vooraf aan en betaal je op basis van het aantal bezoekers en de aard van het evenement. Dat geldt ook voor een buurtfeest met een dj. Het is geen groot bedrag bij een klein evenement, maar niet melden levert achteraf een naheffing op, en dat is precies het soort verrassing dat een vrijwilligersorganisatie niet kan gebruiken.
Vrijwilligers en verantwoordelijkheid
De meeste evenementen in Alkmaar draaien op vrijwilligers. Dat werkt goed, mits de taken duidelijk zijn belegd en er iemand is die op de dag zelf beslissingen neemt. Zorg dat de organisatie bereikbaar is voor hulpdiensten en voor de gemeente, dat er een aanspreekpunt is voor omwonenden en dat vrijwilligers weten wat ze moeten doen bij een incident. Regel een verzekering die vrijwilligers dekt, want veel gemeenten hebben daar een collectieve regeling voor waar organisaties gebruik van kunnen maken.
